Liebe Tipp Leserinnen und Leser,

die deutsche Wirtschaft und damit auch die gesamte deutsche Bevölkerung blickt mit etwas Sorge auf das Jahr 2020. Die Nachrichten, ganz besonders von den großen Playern klingen weniger zuversichtlich. Mitarbeiterreduzierungen und Entlassungen gehören nahezu zu den täglichen Nachrichten in der ganzen Bandbreite der Medien. Da schlechte Nachrichten in der Regel immer eine größere Wirkung haben als gute, ist dies für die allgemeine Stimmung nicht förderlich.

Es gilt jedoch der Grundsatz, dass es zu allen Zeiten für gut aufgestellte Unternehmen immer genügend Aufträge gegeben hat. Für Sie als Leser dieses Tipps wird es darauf ankommen, in wie weit Sie zu den gut aufgestellten Unternehmen auch im Jahr 2020 gehören. Ein gut aufgestellter, leistungsstarker Vertrieb ist ein wesentlicher, wenn nicht der wesentlichste Baustein, um in etwas unruhigen Zeiten bestens zu bestehen. Mit diesem Tipp möchte ich Ihnen etwas an die Hand geben, das Sie unterstützt, auch in einer solchen Zeit, ein good development zu haben. Ich wünsche Ihnen beim Lesen viel Freude und sofort umsetzbare Bausteine für ein erfolgreiches Jahr 2020.

Top vorbereitete Kundenkontakte und Termine steigern Umsatz und Ertrag

Das gute und erfolgreiche Gelingen von Gesprächen, ob im Business oder privat hängen von einer sorgfältigen Vorbereitung ab. Dies gilt ganz besonders in allen Bereichen des Vertriebes. Namhafte Kommunikationsexperten sagen, dass eine sorgfältige Vorbereitung einen Beitrag von bis zu 50 % für das Ergebnis leisten kann. Eine gründliche Vorbereitung ist also in einem hohen Maße als Grundlage für das Erzielen der gewünschten Ergebnisse verantwortlich. Sie erhöhen damit deutlich spürbar Ihre Chancen zur Steigerung von Umsatz und Ertrag. Darüber hinaus gibt eine sorgfältige, gründliche Vorbereitung ein hohes Maß an Sicherheit in Ihrer Gesprächsführung, dabei gilt dies unabhängig davon, ob Sie diese Gespräche Auge in Auge oder am Telefon führen. In den nachfolgenden Ausführungen möchte ich Ihnen einige Anregungen geben, die für die individuellen Vorbereitungen von Kundengesprächen wertvoll sein können. Da ich nicht Alleinweise bin, werden Sie beim Lesen dieses Tipps weitere Anregungen und Möglichkeiten entdecken, um Ihre Gesprächsvorbereitungen weiter zu professionalisieren.

Mit einer guten Vorbereitung fällt es Ihnen wesentlich leichter, bei Ihren Gesprächspartnern/Kunden in eine Pool-Position zu gelangen. Hierfür nehme ich gerne immer die Formel 1 im Rennsport als Beispiel. Es gibt Untersuchungen, dass etwa 2/3 aller Formel 1 Rennen von dem Piloten gewonnen werden, der in der Startaufstellung die Pool-Position erreicht hat. Mit einer exzellenten Vorbereitung verschaffen Sie sich die Chance, in die Pool-Position bei Ihren jeweiligen Gesprächspartnern/Kunden zu kommen. Das letzte Formel 1 Rennen in Brasilien ist hierfür ein Beispiel.

Unterschiedliche Situationen brauchen unterschiedliche Gesprächsvorbereitungen

Einmal kann der Unterschied darin liegen, ob es sich um eine Person/Personen auf der anderen Seite handelt, zu denen oder deren Unternehmen bereits Kontakte bestehen. Im anderen Fall kann es sich um Neukontakte handeln, wo Sie ein Erstgespräch zu führen haben. Hier kann zusätzlich der Unterschied darin liegen, ob diese Person/Personen von sich aus auf Sie zugekommen sind, oder ob es sich dabei um einen sog. „Kaltkontakt“ handelt.
Bei solchen Gesprächen gibt es darüber hinaus unterschiedlichen Bezugspersonen, die Vorbereitung hängt erheblich von meinem Gesprächspartner ab, ist er ein Einkäufer, ein Entscheider oder z. B. ein Produktmanager, der Produktionsleiter oder der Leiter der Produktentwicklung.

Möglichkeiten der Informationsbeschaffung

Diese sind sehr unterschiedlich und z. B. bei einem Neukontakt, gleich welcher Art, liegt ja noch keine eigene oder unternehmensinterne Information über diesen möglichen neuen Kunden vor. Hier gibt es durch die neuen Medien viel mehr Gelegenheiten der Informationsbeschaffung als noch vor wenigen Jahren. Eine solche Informationsbeschaffung benötigt einen entsprechenden Zeitaufwand, der im Tagesgeschäft in der Regel immer lästig ist. Berücksichtigen Sie dabei den Grundsatz, dass die aufgewendete Zeit für eine exzellente Vorbereitung etwa eine dreifache Zeitersparnis beim nachfolgenden Aufwand zur Folge hat. Stellen Sie sich einmal vor, was es für Sie bedeuten kann, wenn Sie bei Ihren Gesprächen mit handelnden Personen von Kunden nicht mehr „auf dem falschen Fuß“ erwischt werden können. Darüber hinaus ist es in der Vorbereitung zielführend, sich die Funktion und unterschiedliche Handlungsmöglichkeiten des Gesprächspartners vorher vorzustellen.

Die zweite Kategorie von Menschen, mit denen Sie es zu tun haben werden sind solche, zu denen in irgendeiner Form bereits Kontakte bestehen und Sie damit kein absolutes Neuland betreten. Hier ist es sehr lohnend, dass Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, was in der Vergangenheit mit diesen Kunden und ggf. mit dieser Bezugsperson/-personen gelaufen ist. Wenn es sich um einen neuen Mitarbeiter m/w bei Ihrem Kunden handelt, kann es sehr zielführend sein, zu schauen, ob es über diese Person in den sozialen Netzwerken Informationen gibt.
Für ein Gespräch mit Personen, zu denen bereits Kontakte bestehen, ist es sehr zielführend, in solche Gespräche auch gemeinsame Erlebnisse in Erinnerung zu rufen bzw. abzufragen, um damit eine optimale Gesprächsbasis zu schaffen.

Wer fragt, der führt, wer behauptet verliert

Gerade für solche Gespräche ist es für das optimale Gelingen von entscheidender Bedeutung, sich individuell mit Fragen zu versorgen, die dem zu führenden Gespräch eine entsprechende Struktur geben können. Es ist aus meiner Sicht nur Nachlässigkeit und damit Ergebnisverschlechterung, so etwas nicht zu tun. Wer damit beginnt, sich zu unterschiedlichen Situationen und Anlässen entsprechende Fragen zu sammeln und zu dokumentieren, bekommt immer mehr Sicherheit bei der Fragenformulierung und schafft sich damit eine wesentliche Zeitersparnis. Es ist zu empfehlen, solche Fragelisten zu unterschiedlichen Situationen sich als lebenden Organismus vorzustellen, der permanent weiterwachsen kann, um damit immer perfekter zu werden. Sie sind damit auch in schwierigen Situationen gewappnet, ein Gespräch entsprechend zu steuern. Ich habe mir schon vor vielen Jahren den Grundsatz eingeprägt:

Wenn ich nicht mehr weiter weiß, stelle ich eine Frage!

Fragen führen weiter und sind eines der besten Kommunikationsmittel, um Gespräche zielorientiert zu führen. Um damit professionell umgehen zu können, braucht es entsprechende Vorbereitung. Für diesen Zeiteinsatz bekommen Sie die Belohnung in besser laufenden Gesprächen, mehr Vertrauen Ihrer Gesprächspartner und gezieltere Ergebnisse.

Die typengerechte Kommunikation

Jeder m/w, der im Kundenkontakt steht, weiß zumindest intuitiv um die unterschiedlichen Verhaltensmuster der jeweiligen Gesprächspartner. Ist er oder Sie z. B. dynamisch, verstandesmäßig und robust handelnd veranlagt oder verstandesmäßig zurückhaltend und introvertiert, alle Einzelheiten beachtend strukturiert. Ist er/sie ein lockerer, kommunikativer, menschenmögender Typ oder ein zwar herzlicher, gefühlvoller aber zurückhaltender Verhaltenstyp.

Bei Menschen, zu denen bereits Kontakt besteht, können Sie Ihre Wahrnehmung in die Vorbereitung miteinfließen lassen. Bei Neukontakten ist es zielführend, von Beginn des Gespräches an, ein Augenmerk darauf zu richten, um festzustellen, welcher Verhaltenstyp mein Gegenüber ist. Auch am Telefon gibt es ganz klare Hinweise, um eine Einordnung vorzunehmen. In unserem an späterer Stelle aufgeführten speziellen Seminar „Überlegene Verkaufs- und Kommunikationskompetenz“ werden Sie in die Lage versetzt, die unterschiedlichen Verhaltensmuster Ihrer Kommunikationspartner m/w zu erkennen und für Ihre Gesprächsführung sowie das Ergebnis zu nutzen.

Im Beginn liegt der Gewinn

Dies ist ein für den eigenen Erfolg ganz wichtiger Merksatz. Wenn Sie sich eine Strategie für eine optimale Gesprächsvorbereitung entwickeln wollen, ist es für den nachhaltigen Erfolg nicht zielführend, von Anfang an perfekt sein zu wollen. Alles im Leben eines Menschen befindet sich in einem mehr oder weniger starken Entwicklungsstatus. Meine Empfehlung lautet daher, beginnen Sie einfach und gestalten Sie dann einen laufenden Verbesserungsprozess. Für mich hat sich als besonders erfolgreich erwiesen, eine grundsätzliche Checkliste dafür zu haben, welche Aspekte und Informationen ich für unterschiedliche Gesprächssituationen benötige. Dies hilft mir dann im Detail und gezielt jeweilige Gesprächsvorbereitungen in Angriff zu nehmen. Ich brauche nicht mehr an grundsätzliche Dinge zu denken, denn sie liegen mir bereits vor. Eine weitere wertvolle Hilfe sind entsprechende Fragelisten für unterschiedliche Situationen, wobei sich bestimmt Fragen für unterschiedliche Situationen eignen. Wenn ich mit solchen Fragelisten in eine Kontaktphase eintrete, kann ich mich voll auf meinen Gesprächspartner konzentrieren und muss nicht immer überlegen, was kann meine nächste Frage sein. Hier gilt der Grundsatz, dass das menschliche Gehirn gleichzeitig nur einen Gedanken denken kann.

Ich wünsche Ihnen nunmehr viel Erfolg bei der Entwicklung einer klar strukturierten Vorgehensweise für Gesprächsvorbereitungen in unterschiedlichen Situationen. Wenn Sie hierzu Fragen haben oder Anregungen zusätzlicher Art brauchen, so freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme, damit wir uns einen Termin für einen Gedankenaustausch vornehmen können.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen schon einmal eine besinnliche Adventszeit, ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Start in das Jahr 2020.